مدیریت زمان چیست و چطور عمل کنیم؟

مدیریت زمان چیست؟

هر روز صبح دیر از خواب بلند می‌شوید، به ترافیک برخورد می‌کنید و در نهایت نیز با تأخیر وارد محل کار خود می‌شوید.«مدیریت زمان» فرایند نظم‌ بخشیدن و برنامه ریزی برای تعیین چگونگی تقسیم زمان به منظور انجام فعالیت‌های خاص است. مدیریتِ درستِ زمان به شما اجازه می‌دهد هوشمندانه‌تر کار کنید و نه سخت‌تر! بنابراین می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری به پایان برسانید؛ حتی زمانی که وقت شما تنگ و فشار کار بالاست. اگر نتوانید زمان‌تان را به خوبی مدیریت کنید کارایی شما کاهش می‌یابد و دچار استرس می‌شوید.

همه ما روزی با مشکلات ناشی از مدیریت زمان دست و پنجه نرم کردیم. تصور کنید هر روز صبح خیلی خوشحال و خوش‌بین روز خود را آغاز می‌کنید، به این امید که نه تنها تمام ضرب‌العجل‌های کاری خود را انجام دهید، بلکه به باشگاه خود هم برسید و تمام کارهای شخصی و خانه را نیز تمام و کمال انجام دهید.به نظر می‌رسد هرگز در یک روز، زمان کافی برای انجام همه‌ی کارها وجود ندارد.

مدیریتِ درستِ زمان مستلزم یک تغییر مهم است یعنی تمرکز روی نتایج به‌جای تمرکز روی فعالیت‌ها. به عبارت بهتر همیشه مشغول بودن همان موثربودن نیست.

اتلاف های وقت عبارتند از:

• صحبت‌های كم اهميت و معاشرت‌های بی دلیل
• مطالعه مطالب كم اهميت و غيرضروری
• تلفن‌های غير ضروری
• نداشتن انضباط كاری
• تعلل در تصميم گيری
• ناتوانی در ” نه ” گفتن به خواسته‌های نابجا
• نداشتن تمركز حواس
• عادت امروز و فردا كردن
• قبول و يا تحميل بيش از حد مسئوليت و كار
• عدم برنامه‌ريزی مناسب

چرا به مدیریت زمان نیاز داریم؟

مدیریت زمان بسیار مهم است، زیرا به شما کمک می‌کند روز کاری خود را به صورت حرفه‌ای مدیریت کنید تا بتوانید وظایف کاری را بدون به خطر انداختن تعادل بین کار و زندگی خود انجام دهید. در ادامه هفت مزیت مدیریت صحیح زمان را عنوان خواهیم کرد:

بهبود عملکرد

هنگامی که یاد می‌گیرید زمان را برای تمام کارهای مهم خود محدود کنید، به یک بلوغ فکری در مورد انجام به نوبت کارها بر اساس اولویت می‌رسید و به طبع، عملکرد بهتری در آنها از خود نشان خواهید داد.

وقتی برنامه‌ای برای دنبال کردن داشته باشید، احتمالاً متوجه خواهید شد که زمان کمتری را صرف تصمیم‌گیری در مورد اینکه الان چه کاری باید انجام دهم و یا کدام کار را باید به تعویق بیندازم، می‌کنید و بیشتر زمان خود را صرف انجام کارهای مهم می‌کنید. مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند فقط روی کارهای اساسی پیش روی خود تمرکز کنید و از حواس پرتی‌های وقت گیر جلوگیری کنید.

ارائه بهتر کار

وقتی فکر و ذهن شما این نباشد که سریع کارها را به ضرب‌العجل خود برسانید، می‌توانید تلاش بیشتری برای کارهای خود داشته باشید و البته زمان برای انجام درست کارها داشته باشید. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند وظایف خود را اولویت بندی کنید تا مطمئن شوید که زمان کافی برای تکمیل هر پروژه در اختیار دارید. کیفیت کار شما زمانی افزایش می‌یابد که برای تکمیل آن عجله‌ای نداشته باشید.

تحویل به موقع کار

مدیریت صحیح زمان شامل تخصیص زمان به تمام کارها در جدول زمان بندی می‌شود. بسیاری از افراد از مدیریت زمان استفاده می‌کنند تا پروژه‌ای را سر زمان مقرر به اتمام برسانند یا آن را زودتر از موعد تحویل دهند تا در صورت بروز هرگونه چالش، زمان برای رفع مشکل را داشته باشند. اگر زمان مورد نیاز برای تکمیل کار خود را به درستی برنامه ریزی کنید، می‌توانید کارها را سر زمان مقرر تحویل دهید.

کاهش استرس

وقتی برای وظایف خود هم در کار و هم در زندگی شخصی خود برنامه ریزی انجام دهید و به آنها زمان اختصاص دهید، دیگر استرسی برای انجام به موقع آنها نخواهید داشت. مدیریت خوب زمان می‌تواند به شما کمک کند لیست کارهای خود را اولویت بندی کنید و زمان مورد نیاز را برای مهم‌ترین وظایف خود کنار بگذارید؛ بنابراین دقیقاً می‌دانید چه کاری باید انجام دهید و چقدر زمان برای تکمیل تمام کارها نیاز دارید. اولویت بندی وظایف و تخصیص زمان کافی برای انجام آنها، می‌تواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند.

دسترسی به فرصت‌های شغلی بهتر

مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا به یک کارمند قابل اعتماد تبدیل شوید که همیشه کار با کیفیت بالا را در موعد مقرر تحویل می‌دهد. این کار ارزش شما را در میان تمام افراد افزایش می‌دهد و شهرت حرفه‌ای شما را نیز بهبود می‌بخشد، که در نهایت می‌تواند منجر به این شود تا فرصت‌های شغلی جدید برای پیشرفت شغلی پیش روی خود داشته باشید.

افزایش اعتماد به نفس

هنگامی که زمان خود را به درستی مدیریت کنید و با موفقیت به ضرب‌الاجل‌های خود برسید، احساس موفقیت و اعتماد به توانایی‌های خود خواهید داشت. اتمام مستمر فهرست کارهای روزانه یک انگیزه بزرگ برای شما خواهد بود که شما را وادار می‌کند تا مهارت‌های خود در مدیریت زمان را افزایش دهید و فرصت‌های شغلی جدیدی را به دست آورند.

انجام کار به صورت کارآمدتر

هنگامی که بدانید چگونه زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید، تمرکز بیشتری روی کار خواهید داشت که به شما این امکان را می‌دهد تا زمان کمتری از دست بدهید و کارهای بیشتری انجام دهید. به عنوان مثال، زمانی که تنها پانزده دقیقه برای یک جلسه مهم زمان دارید، به جای اینکه سراغ انجام کارهای یک پروژه بزرگ بروید می‌توانید چند کار کوچک را در آن زمان انجام دهید و کارهای بزرگتری را که نیاز به نیروی فکری بیشتری دارند را در زمانی انجام دهید که فرصت زیادی دارید. شما با مدیریت صحیح زمان می‌تواند کار خود را کارآمدتر کار کنید تا با زمان کمتری به انجام کارهای بیشتری برسید.

نكات مهم مورد در مدیریت زمان

1. بدانید که مدیریت زمان یک دانش خودی است

همان‌طور که می‌دانیم هر روز 24 ساعت است و این 24 ساعت ثابت است، پس ما باید زمان خودمان را تنظیم کنیم. ما هرگز نمی‌توانیم این 24 ساعت را کم‌وزیاد کنیم؛ اما می‌توانیم با برنامه‌ریزی صحیح و مناسب میزان استفاده خود را کم یا بیشتر کنیم. همگی این قدرت را داریم که خودمان را مدیریت کنیم و می‌توانیم کارهایی را که باید در طول 24 ساعت انجام دهیم را برنامه‌ریزی کنیم.

2. پیدا کنید که در کجا زمان هدر می‌رود

ما نمی‌توانیم ادعا کنیم که کاملا از زمان خود استفاده می‌کنیم، بلکه مقداری از زمان از دست ما هدر می‌رود که اگر بتوانیم این زمان را کنترل کنیم، می‌توانیم برای این زمانی که با مدیریت زمان صرفه‌جویی کرده‌ایم برای کارهای گوناگون استفاده کنیم.

3. هدف‌هایی از مدیریت زمان را برای خود ایجاد کنید

توجه کنید تمرکز روی مدیریت زمان باعث می‌شود اخلاق و رفتار شما عوض شود، نه اینکه زمان را عوض کند. اولین قدم در مدیریت زمان، زمانی حاصل می‌شود که اوقاتی که هدر می‌دهید را از برنامه خود حذف کنید. بنابراین اگر بتوانید زمانی را که هدر می‌دهید حذف کنید بدانید که اولین قدم در مدیریت زمان را برداشته‌اید.

4. یک طرح مدیریت زمان را الگو قرار دهید

یک طرح در مدیریت زمان برای خود انتخاب کنید و در آن اهداف واضح و اولویت‌های خود را بنویسید؛ سپس این اولویت‌ها و هدف‌ها را مرتب کنید، وقت را تنظیم کنید و اولویت‌های غیرضروری را حذف کنید. آن‌هایی که بلندمدت‌، کوتاه‌مدت و یا زودبازده‌اند را مشخص کنید.

به‌طور خلاصه، طرح شما باید تمامی ضوابط و اصولی را که در مدیریت زمان مهم است، در برداشته باشد و طرح را طوری تهیه کنید تا دست‌یافتنی باشد. تهیه یک جدول زمانی نباید به‌صورت انتزاعی و دور از ذهن باشد. هرگز از طرح جدول زمانی، تقلید کورکورانه نکنید. مثلا فرد X یک طرح مدیریت زمان دارد و شما از روی آن کپی‌برداری کنید.

5. از ابزارهای جانبی مدیریت زمان استفاده کنید

از سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای کاربردی در زمینه مدیریت زمان، حتما استفاده کنید.

این نرم‌افزار باعث می‌شود که شما بتوانید به‌راحتی تمام برنامه‌های خود را به‌طور روزانه، هفتگی و یا ماهانه در آن وارد کنید و خیلی راحت بتوانید به برنامه‌هایتان برسید.

یکی از کارهایی که زمان‌بر است پاسخ دادن به نامه‌هایی با موضوع یکسان است. این نرم‌افزار قادر است به‌طور اتوماتیک پاسخگویی به این نوع نامه‌ها را انجام دهد و به‌عنوان دستیار حرفه‌ای برای شما کار کند.

6. کارهای خود را اولویت‌بندی کنید

اولویت‌بندی همان‌طور که گفته شد، بسیار مهم است و باعث می‌شود اولین و آخرین اولویت‌های برنامه‌ای و کاری خود را بدانید.

7. تفویض اختیار کنید

همواره یاد بگیرید که کارهایتان را به دیگران تفویض اختیار کنید. هیچ‌وقت پیشتازی و تک‌روی نکنید. کارهایی را که دیگران قادر به انجام صحیح آن هستند به عهده آن‌ها بگذارید و خودتان کارهای کلیدی را انجام دهید.

هیچ‌وقت فکر نکنید شما باید تمام کارها را انجام دهید!

8. کارهای تکراری را به دیگران واگذار کنید

این بند در واقع ادامه بند هفت است. هرچقدر کارها تکراری باشد، راحت‌تر می‌توان انجام آن‌ها را به دیگران واگذار کرد.

9. محدوده زمانی تعیین کنید

بعضی از کارها هستند که بسیار وقت‌گیر و تکراری‌اند. مثل پاسخ‌ دادن به نامه‌ها و…
به‌ همین‌ دلیل روزانه حداکثر یک ساعت برای پاسخ دادن به نامه‌ها و کارهای تکراری صرف کنید نه بیشتر.

10. مطمئن باشید که سیستم شما سازمان‌دهی شده است

اگر وقت زیادی را صرف بررسی فایل‌های کامپیوتری خود می‌کنید، از یک سیستم مدیریت فایل استفاده کنید. یک سیستم مدیریت فایل باعث می‌شود که شما بتوانید در مدت‌زمان کمتری، دسترسی به اطلاعات زیادی داشته باشید.
همچنین با برنامه‌ریزی یک سیستم مدیریت فایل، شما می‌توانید فقط به اطلاعاتی که نیاز به دسترسی دارید، دسترسی داشته باشید و خود را در میان انبوهی از نامه‌ها و اطلاعات درگیر نکنید.