چگونه مسئولیت پذیری را به بخشی از فرهنگ محل کار خود تبدیل کنید

ایجاد یک تیم با عملکرد بالا در صورت عدم پاسخگویی غیرممکن است. چرا؟ به زبان ساده، وقتی هیچ کس مالکیت تصمیم گیری، رسیدگی به مسائل و حل مشکلات را به عهده نمی گیرد، کارها انجام نمی شود. مسئولیت پذیری زمانی است که افراد مسئولیت اعمال خود را بر عهده می گیرند. این در مورد ابتکار عمل و درک این است که نه تنها افراد قدرت ایجاد مشکلات را دارند، بلکه همچنین می توانند آنها را برطرف کنند. در این مقاله از مجله قهرمان، به این می پردازیم که مسئولیت پذیری در کار چگونه است، چرا ضروری است و چگونه آن را در فرهنگ خود جاسازی کنید:

مسئولیت پذیری در محیط کار به چه معناست؟

مسئولیت پذیری در محیط کار به این معناست که همه کارکنان در قبال اعمال، رفتار، عملکرد و تصمیمات خود مسئول هستند. همچنین با افزایش تعهد به کار و روحیه کارکنان مرتبط است که منجر به عملکرد بالاتر می شود.

تشخیص اینکه سایر اعضای تیم و عملکرد کلی شرکت به نتایج کار شما بستگی دارد. هنگامی که کارمندان پاسخگو هستند، مسئولیت نتایج را بر عهده می گیرند و تصور نمی کنند که این کار شخص دیگری است.

چه اتفاقی می‌افتد وقتی در محل کار فقدان مسئولیت‌پذیری وجود دارد؟

به بیان ساده: عدم پاسخگویی به تیم آسیب می زند. وقتی مردم پاسخگو نباشند، تاخیر یک نفر تبدیل به تاخیر تیم می شود. یک کمبود گلوله های برفی را به کمبودهای بزرگتر تبدیل می کند.

وقتی ضرب الاجل های از دست رفته، عدم وقت شناسی و کارهای ناتمام تحمل می شود، تمایل به تبدیل شدن به هنجار دارند. مردم یاد می گیرند که مهلت واقعی یک هفته از مهلت منتشر شده است. اینکه دائماً 10 دقیقه برای یک جلسه تأخیر داشته باشید، اشکالی ندارد. که کار فرعی قابل قبول است. تیم شما آسیب می بیند و در نهایت فرهنگ محل کار شما نیز آسیب می بیند.

داشتن عضوی از تیم که به تعهدات خود عمل نمی کند و پاسخگو نیست، باعث ناامیدی و عدم مشارکت با بقیه اعضای تیم می شود.

عدم پاسخگویی در محل کار منجر به موارد زیر می شود:

• روحیه تیم پایین
• اولویت های نامشخص در تیم
• کاهش مشارکت کارکنان
• اهداف تیمی و فردی محقق نشده است
• سطوح پایین اعتماد
• گردش مالی بالا

چگونه در محل کار مسئولیت پذیری نشان می دهید؟

واضح است که عدم پاسخگویی هزینه بالایی دارد. پس چگونه از این وضعیت اجتناب می کنید یا آن را اصلاح می کنید؟ قبل از اینکه حتی در مورد چگونگی گنجاندن مسئولیت پذیری در فرهنگ محل کار خود فکر کنید، باید به درون خود نگاه کنید. آیا در محل کار مسئولیت پذیری نشان می دهید؟

اهداف و انتظارات مکان خوبی برای شروع هستند. اگر ندانید برای چه چیزی باید پاسخگو باشید، نمی توانید پاسخگو باشید. اهدافی را برای خود و تیمتان تعیین کنید که واضح و قابل اندازه گیری باشد تا همه، از جمله شما، بدانند که برای رسیدن به چه چیزی تلاش می کنید.

در مرحله بعد، باید شکاف بین انتظارات و عملکرد را برطرف کنید. هنگامی که اهداف و انتظارات خود را درک کردید، می توانید شکاف بین کاری را که واقعاً انجام می دهید و کاری را که قرار است انجام دهید، پر کنید. آیا پرتگاهی وجود دارد که در آن چیزها گم می شوند زیرا شما متوجه نشدید که در بشقاب شما افتاده اند؟

در آخر و مهمتر از همه، مسئولیت اعمال خود را بپذیرید. وقتی تصدیق می‌کنید که اشتباه کرده‌اید، همچنین می‌دانید که قدرت رفع آن اشتباه را دارید. و این زیبایی مسئولیت پذیری است.

نمونه هایی از نشان دادن مسئولیت پذیری خود در محل کار:

• وظایفی را که بر اساس جدول زمانی که توافق کرده اید به شما محول شده است، کامل کنید.
• مسئولیت موفقیت تیم خود را بر عهده بگیرید و در مواقع نیاز برای حمایت از تیم خود تلاش کنید.
• وقتی جلساتی را برنامه ریزی می کنید، با آمادگی و به موقع حاضر شدن به وقت دیگران احترام بگذارید (و انتظار داشته باشید که دیگران نیز این کار را انجام دهند).
• با آمدن روی میز با راه حل ها نیز بر مشکلاتی که پرچم گذاری می کنید مالکیت کنید.
• مشکلات را زیر فرش جارو نکنید یا فرض نکنید که این موضوع از قبل حل شده است. درعوض، مشکلات را به محض بروز علامت گذاری کنید.

چگونه مسئولیت پذیری را به بخشی از فرهنگ خود و ارزش اصلی تیم خود تبدیل کنید

ما در برابر مسئولیت‌پذیری دیگران مقاومت می‌کنیم ، زیرا از انجام آن ناراحتیم، انجام آن را فراموش می‌کنیم یا شاید حتی نمی‌دانیم چگونه آن را انجام دهیم. در اینجا نحوه برخورد با این مسائل برای ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری در محل کار آمده است.

1. الگو باشید و ابتدا خود را مسئول بدانید

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، شما به عنوان یک مدیر، آهنگساز لحن، عملکرد و فرهنگ تیم خود هستید. مردم از شما پیروی خواهند کرد. اگر دائماً دیر در جلسات حاضر می شوید، ضرب الاجل ها را به تعویق می اندازید و اشتباهات خود را قبول ندارید، تیم نیز از همین روش پیروی خواهد کرد.

2. اهداف تیمی را تعیین کنید

تعیین اهداف بخش مهمی از ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری در تیم شما است. این کمک می کند تا آنچه را که می خواهید با هم به دست آورید، مشخص کنید.

اما مهم است که به یاد داشته باشید همه اهداف برابر نیستند. برای تعیین اهدافی که مسئولیت پذیری را تشویق می کنند، باید قابل اندازه گیری، واضح و چالش برانگیز باشند. راه مورد علاقه ما برای تعیین اهداف از طریق چارچوب OKR (نتایج عینی و کلیدی) است. زیبایی OKR ها این است که از بالا به پایین نیستند. شما آنها را با هم به عنوان یک تیم ایجاد می کنید و به راحتی قابل ردیابی هستند. به علاوه، آنها باید به سمت اهداف شرکت بزرگتر حرکت کنند تا همه از تأثیر آنها بر تصویر بزرگتر مطلع شوند.

این باعث می شود که همه بتوانند نقش خود و آنچه را که در سطح فردی و تیمی انتظار می رود درک کنند.

3. روی مهارت های بازخورد خود کار کنید

دادن بازخورد سخت آسان نیست، اما مهارتی است که می توان آن را بهبود بخشید. یکی از مهمترین کارهایی که شما به عنوان یک مدیر انجام می دهید، ارائه بازخورد است. وقتی به طور مرتب بازخورد می دهید (از جمله بازخورد مثبت)، ارائه بازخورد سخت بسیار آسان تر می شود. همچنین احتمال تعجب گزارش مستقیم شما از بازخوردی که دریافت می‌کنند را کاهش می‌دهد و منجر به عدم مشارکت بیشتر می‌شود.

چند عنصر وجود دارد که بازخورد مؤثر را تشکیل می دهد:

• اطمینان از امنیت روانی: ارائه بازخورد منفی در یک فضای امن و خصوصی، مانند جلسات انفرادی شما ضروری است . اما مهم است که به یاد داشته باشید ایمنی روانی یک شبه اتفاق نمی افتد. برای ایجاد فضایی با اعضای تیم خود تلاش کنید که در آن احساس راحتی کنند که آسیب پذیر هستند و خودشان هستند. اگر این کار را نکنند، پذیرش بازخورد شما برای آنها بسیار سخت تر خواهد بود.
• نیت مثبت را در نظر بگیرید : در قلب خود، بازخورد مؤثر از جایی می آید که واقعاً می خواهید به رشد شخصی کمک کنید. شما نیاز به “لعنتی” دارید. و بالعکس، فرض کنید موضوعی که به آن می پردازید با نیت بد انجام نشده است. این به داشتن پشتیبان یکدیگر برمی گردد.
• دقیق باشید: وقتی خیلی کلی هستید، هیچ لطفی به اعضای تیم خود نمی کنید. از یک مثال خاص برای پشتیبان گیری از بازخورد خود استفاده کنید – به این ترتیب آنها درک بهتری از نحوه بهبود خواهند داشت.

4. فرهنگ بازخورد دو طرفه را ایجاد کنید

بازخورد خوب فقط در مورد توانایی ارائه آن نیست، بلکه در مورد باز بودن برای دریافت آن و فراهم کردن فضایی برای انجام آن است. وقتی فرهنگ بازخورد دو طرفه را تقویت نمی کنید و اعضای تیم شما احساس نمی کنند فضای امنی برای صحبت کردن وجود دارد، شروع به جدا شدن می کنند. Vital Smarts نزدیک به 800 متخصص را مورد مطالعه قرار داد و دریافت که:

• 52 درصد از بحث درباره مشکلات عملکرد همتا، مانند میانبرهای نامناسب، توجه ضعیف به جزئیات و کار ناقص تردید دارند.
• 47٪ می گویند که منتظر به اشتراک گذاشتن نگرانی ها یا ایده هایی هستند که ممکن است یکی از عناصر کسب و کار را بهبود بخشد، زیرا به چمن شخص دیگری تجاوز می کند.
• زمانی که تصمیمات سیاستی شروع به ایجاد پیامدهای منفی ناخواسته می کند، 49 درصد بیش از یک هفته طول می کشد تا صحبت کنند.
• 55 درصد وقتی معتقدند شخصی (یا گروهی) یک انتخاب استراتژیک بد انجام داده است، تمایلی به بحث ندارند
  این بسیاری از بینش‌های ارزشمند است که از دست رفته و منابع هدر می‌روند. تشویق به بازخورد دو طرفه بسیار مهم است تا تیم شما در شناسایی و برقراری ارتباط با مشکلات احساس اطمینان کند.

5. مسئولیت پذیری را به یک عادت تبدیل کنید

تنظیم یک یادآوری برای دادن و درخواست بازخورد به عنوان بخشی از دستور کار هر جلسه به اطمینان از جریان مداوم بازخورد کمک می کند. ما بر این باوریم که جلسات انفرادی و تیمی فرصت‌های خوبی برای ایجاد عادت در مورد مسئولیت‌پذیری هستند .

در اینجا تعدادی از سؤالات جلسه است که مدیران با استفاده از Hypercontext به برنامه های فردی خود اضافه می کنند تا مسئولیت پذیری را به یک عادت تبدیل کنند:

• آیا کاری وجود دارد که باید به عنوان یک تیم شروع کنیم؟
• آیا می خواهید بیشتر یا کمتر از من در مورد کار خود راهنمایی کنید؟
• آیا احساس می کنید بازخورد کافی در مورد کار خود دریافت می کنید؟ اگر نه، کجا بازخورد بیشتری می خواهید؟
• آیا جنبه ای از شغل شما وجود دارد که بخواهید کمک یا مربیگری بیشتری داشته باشید؟
• چگونه می‌توانیم روش‌های کار تیم خود را با هم بهبود دهیم؟

6. تعهدات خود را پیگیری کنید و یکدیگر را مسئول بدانید

اگر قول می‌دهید که بازخورد بیشتری به گزارش‌های مستقیم خود ارائه دهید، مطمئن شوید که آن را به عنوان یک دستور کار آینده برای پاسخگویی به خود اضافه کرده‌اید. اگر کارمند شما متعهد می شود که تا یک تاریخ معین برنامه کاری را برای یک پروژه ارائه دهد، مطمئن شوید که راهی برای بررسی آن روز دارید.

یکی از راه‌های آسان برای پرورش فرهنگ مسئولیت‌پذیری – یا، اگر آسیب قبلاً وارد شده است، رفع فقدان مسئولیت‌پذیری – این است که مطمئن شوید در طول جلسات، موارد اقدامی را اختصاص می‌دهید.

این یک راه عالی برای مسئول نگه داشتن تک تک اعضای تیم شما برای اعمالشان است. به عنوان مثال، در Hypercontext، ویژگی مراحل بعدی ما به شما اجازه می‌دهد تا آیتم‌های اقدامی را به اعضای تیم اختصاص دهید، با ضرب‌الاجل‌ها، درست در هر مورد از دستور جلسه. شما نمی توانید مورد دستور کار را تا زمانی که تمام مراحل بعدی کامل نشده اند ببندید، بنابراین تیم تصویر واضحی از آنچه انجام می شود داشته باشد – و چه کسی باید در قبال وظایفی که از قلم افتاده اند پاسخگو باشد.

7. از چارچوب پاسخگویی استفاده کنید

فقدان پاسخگویی به ندرت عمدی است . اغلب، این نتیجه مشکلات دیگر است – یکی از آنها نقش ها و مسئولیت های نامشخص است.

وقتی شفافیت در مورد اینکه چه کسی مسئول چه چیزی است وجود ندارد، مسئولیت پذیری را تقریبا غیرممکن می کند. در واقع، یک مطالعه گالوپ نشان داد که تنها 50٪ از کارمندان به شدت نشان می دهند که می دانند از آنها در محل کار چه انتظاری می رود.

خوشبختانه، چارچوب‌های پاسخگویی مانند ماتریس RACI می‌توانند به حل این مشکل کمک کنند. همچنین به عنوان نمودار RACI شناخته می شود، این چارچوب مسئولیت پذیری تضمین می کند که هر کس که با یک پروژه درگیر است، در هر مرحله از راه، نقشی را تعیین می کند. این نقش ها به 4 سطح مسئولیت پذیری تقسیم می شوند:

• مسئول : کسانی که مسئول انجام وظیفه هستند.
• پاسخگو: کسانی که در نهایت برای تکمیل کار یا قابل تحویل پاسخگو هستند. این فرد همچنین مسئول واگذاری کار به کسانی است که مسئولیت تکمیل آن را بر عهده دارند.
• مشاوره: این افراد معمولاً متخصصان موضوع در کار مورد نظر هستند. آنها در مرحله خاص پروژه به صورت مشاوره و مشاوره درگیر هستند.
• مطلع: افرادی هستند که در هر مرحله از پروژه در جریان پیشرفت قرار می گیرند. این معمولاً به صورت ارتباط یک طرفه انجام می شود.

پاداش: مسئول نگه داشتن همکاران

ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری در تیم مستقیم شما یک داستان است. مسئول نگه داشتن همتایان خود یکی دیگر از موارد است. چگونه همکاران خود را مسئول نگه دارید تا بتوانید نحوه کار با یکدیگر را در کل سازمان بهینه کنید؟

بر خلاف تصور عمومی، مسئول دانستن همکارانتان به معنای انگشت نشان دادن یا مقصر دانستن نیست. این به حمایت از یکدیگر خلاصه می شود. در اینجا چند نکته کلیدی وجود دارد که باید برای ایجاد مسئولیت پذیری بیشتر با همکاران خود در نظر بگیرید:

• ? شفاف باشید: با همکاران خود باز و صادق باشید. گاهی اوقات، به دلیل سیاست های سخت کاری یا کار در سیلوها، کارت های خود را بسته نگه می داریم. اما باز بودن به ایجاد مسئولیت پذیری هم برای خود و هم برای همسالانتان کمک می کند.
• ? از یکدیگر حمایت کنید: کار در سیلوها راهی سریع برای تقویت عدم مسئولیت پذیری در قبال هر چیزی که فراتر از تیم شما اتفاق می افتد است. اما واقعیت این است که یک سازمان یک پازل است و هر تیم تکه‌ای از کل تصویر است. برای دستیابی به اهداف شرکت خود باید با یکدیگر همکاری کنید. حتی اگر ممکن است “خارج از شرح شغل شما” باشد، ببینید کجا می توانید از یکدیگر حمایت کنید. مشکلات آنها هم مشکل شماست.
• در مورد همتا به همتا یک به یک فراموش نکنید: یک به یک اغلب برای روابط مدیر/گزارش مستقیم محفوظ است. اما همتا به همتا یک به یک بخش مهمی از ایجاد همدلی و مسئولیت پذیری از طریق سازمان است. به راحتی می توان تقصیر اشتباه پروژه را به گردن تیم دیگری انداخت. اما، اگر با همتایان خود با جلسات مکرر ارتباط برقرار می کنید، می توانید موانع و محدودیت ها را بهتر درک کنید و زمینه بیشتری برای تصمیم گیری در تیم آنها داشته باشید.

حرف آخر

در مجموع، پرورش فرهنگ مسئولیت پذیری در تیم شما نه تنها روحیه و بهره وری کارکنان را بهبود می بخشد، بلکه به تیم شما استقلال و احساس مالکیتی را که برای پیشرفت واقعی نیاز دارند، می دهد. اگر احساس می کنید مسئولیت پذیری در تیم شما کم است، وقت آن رسیده که تغییراتی ایجاد کنید!