تسلط بر مسدود کردن زمان: نکات و ترفندهایی برای غلبه بر روز خود

اغلب به نظر می رسد که ما با جریانی بی پایان از کارها و خواسته های زمان خود روبرو هستیم. برای همگام شدن با این وظایف، در عین حال که رفاه خود را حفظ می کنیم، باید هر روز را با دقت اولویت بندی و ساختار بندی کنیم. بنابراین، راز چیست؟ (مسدود کردن زمان)

مسدود کردن زمان

این تکنیکی است که به افراد کمک می کند سطح بهره وری خود را افزایش دهند. این ساده و موثر است—تکنیکی که می توانید از امروز شروع به اجرای آن کنید.

بیایید بررسی کنیم که مسدود کردن زمان چیست، مزایای کلیدی آن و پنج مرحله ای که می توانید برای شروع انجام دهید. با مجله قهرمان همراه باشید.

مسدود کردن زمان چیست؟

مسدود کردن زمان یک استراتژی مدیریت زمان است که روز شما را به بلوک های کوچکتر تقسیم می کند. در طول هر بلوک، روی یک کار یا گروهی از کارهای مشابه تمرکز می کنید.

چرا مسدود کردن زمان کار می کند؟

مسدود کردن زمان کار می کند زیرا نیاز به بررسی هفتگی برنامه شما دارد. شما با تهیه یک لیست بزرگ از کارهای کل هفته شروع می کنید. در مرحله بعد، کارها را بر اساس اولویت آنها رتبه بندی می کنید و یک برنامه روزانه تهیه می کنید.

در اصل، مسدود کردن زمان باعث می‌شود حجم کاری بزرگ به وظایف قابل مدیریت تقسیم شود . شما در حال تبدیل همه چیز در بشقاب خود به قطعات کوچکی هستید که سپس به تقویم شما اضافه می شوند.

ترفند این است که در زمان تعیین شده به کار پایبند باشید. خوشبختانه، مسدود کردن هر کار در برنامه خود این کار را آسان تر می کند. اگر تا به حال فکر می کنید که در مرحله بعد روی چه چیزی کار کنید، به تقویم خود مراجعه کنید. در اینجا خواهید دید که کدام کار را برای هر ساعت از روز برنامه ریزی کرده اید. شما زمان یا انرژی ذهنی را برای تصمیم گیری در مورد اینکه در مرحله بعد روی چه چیزی کار کنید تلف نمی کنید.

در اینجا یک نکته وجود دارد: عاقلانه است که اولویت ها و برنامه های خود را در پایان هر روز مرور کنید . انجام این کار تضمین می کند که شما برای موارد ناتمام و کارهای جدید حساب می کنید.

علاوه بر کمک به زمان‌بندی، انسداد زمان، از تکلیف‌ها نیز استفاده می‌کند. تک کار کردن، انجام یک کار در یک زمان است. همتای آن، چندوظیفه ای ، توجه و توانایی ما را برای تمرکز تقسیم می کند. به نوبه خود، مانع از سطوح بهره وری می شود . با پرش نکردن بین کارها کارآمدتر کار خواهید کرد.

مزایای مسدود کردن زمان

هنگامی که مسیر انسداد زمان را طی کردید، برخی از مزایای بلند مدت ظاهر خواهند شد. شما ممکن است کارآمدتر کار کنید زیرا می توانید روی کار در حال انجام تمرکز کنید. همچنین این امکان وجود دارد که به تعادل بین کار و زندگی دست یابید.

در اینجا سایر مزایای مسدود کردن زمان وجود دارد که ممکن است تجربه کنید:

• مسدود کردن زمان به شما امکان می دهد تعهد خود را نسبت به اولویت ها و آنچه مهم است تجدید کنید. می توانید بین تکمیل کار و انجام فعالیت هایی که به شما کمک می کند احساس رضایت کنید تعادل برقرار کنید.
• مسدود کردن زمان کلید حذف تعلل است. با برنامه ریزی وظایف، متعهد می شوید که در طول زمان تعیین شده روی آنها کار کنید. در انجام این کار، استراتژی به غلبه بر اهمال کاری کمک می کند.
• مسدود کردن زمان به شما کمک می کند تا در رفع اختلالات جلسه استاد شوید. اگر زمان جلسات را مسدود کرده اید، از رد جلسات جدیدی که در بلوک شما نیستند احساس بدی نخواهید داشت.
• مسدود کردن زمان به شما امکان می دهد کارآمدتر باشید. این استراتژی از شما دعوت می کند تا ساعات کاری خود را بهینه کنید. تکنیک هایی مانند گروه بندی وظایف مشابه در یک بلوک می تواند به شما کمک کند تا عمیقا کار کنید و از طریق آن کارهای انجام دهید.
• مسدود کردن زمان به شما کمک می‌کند تا بفهمید چقدر طول می‌کشد تا وظایف را کامل کنید. این دانش به برنامه ریزی و تعهدات آینده کمک خواهد کرد.
• مسدود کردن زمان به شما قدرت بیشتری بر برنامه‌تان می‌دهد. با متمرکز ماندن، می توانید تا حد امکان بدون کار بیش از حد سازنده باشید.
• برای برخی از افراد، مسدود کردن زمان یک رویکرد عالی برای انجام وظایف است. با این حال، بسته به برنامه‌های شخصی یا ترجیحات، برای همه کار نمی‌کند.

انتقاد از روش مسدود کردن زمان

همه طرفدار انسداد زمان نیستند. درست است که مواقعی وجود دارد که عملی نیست. برخی از انتقادات اصلی این تکنیک عبارتند از:

• خواسته های شغلی شما با یک برنامه ریزی ساختاریافته مطابقت ندارد. برنامه‌ریزی دقیق انسداد زمانی اجازه ملاقات‌های بداهه یا درخواست‌های فوری از سوی مافوق را نمی‌دهد. وقتی موضوعی فوری است، نمی توانید نه بگویید زیرا در برنامه شما نمی گنجد.
• برنامه شما شامل موارد فوری است. ممکن است هنگام برنامه ریزی روز تلاش کنید، فقط وقتی با کارهای فوری یکی پس از دیگری روبرو می شوید، همه چیز را از هم می پاشید.
• این یک سرمایه گذاری قابل توجه است. مسدود کردن زمان نیاز به زمان و انرژی هر روز دارد تا موثر باشد. این یک لیست کارهای ساده نیست.
• برنامه شما ناسازگار است . زمانی که در ساعات مشخصی با مجموعه ای واضح از وظایف روزانه کار می کنید، مسدود کردن زمان آسان تر است.
• هر استراتژی مدیریت زمان که اجرا می کنید بسیار شخصی است. باید با اولویت‌ها، وظایف و زمان‌بندی شما هماهنگ باشد. گفته می شود، همچنین می توان آن را مطابق با نیازهای شما شکل داد. برای مثال، اگر همیشه با درخواست‌های فوری سروکار دارید، سعی کنید کارهای اداری را مسدود کنید. اکثر ایمیل ها فوری نیستند، اما نیاز به پاسخ دارند. بنابراین، آنها بهترین کار مسدود کردن زمان هستند.

آیا مسدود کردن زمان برای شما مناسب است؟

اگر هر چیزی در لیست زیر آشنا به نظر می رسد، مسدود کردن زمان ممکن است یک استراتژی عالی برای سازماندهی برنامه شما باشد:

• زندگی کاری شما به قدری شلوغ است که نمی توانید زمانی را برای تمرکز روی موارد بزرگ مانند اهداف بلند مدت خود پیدا کنید.
• شما توسط جلسات اداره می شوید و نمی توانید روی چیزهایی که مهم هستند تمرکز کنید.
• احساس می کنید که در طول روز دائماً به درخواست های ایمیل پاسخ می دهید.
• در شکستن و برنامه ریزی کارهای بزرگتر مشکل دارید.
• شغل شما مستلزم این است که مسئولیت‌ها، وظایف و پروژه‌های زیادی را انجام دهید.
• شما با تعادل بین کار و زندگی دست و پنجه نرم می کنید و به موقع برای سرگرمی هماهنگ می شوید.
• شما می خواهید سبک جدیدی از کار را امتحان کنید تا بهره وری سالم خود را افزایش دهید.
• شما می خواهید به اهداف بیشتری دست پیدا کنید.
• شما به دنبال انجام کارهای عمیق تر هستید. کار عمیق عبارت است از تمرکز روی یک کار برای مدت طولانی به جای کار کم عمق وقتی که دائماً وظایف را تغییر می دهید.

اگر هنوز مطمئن نیستید که آیا مسدود کردن زمان تکنیک مدیریت زمان مناسبی برای شماست، امتحان کردن آن هرگز ضرری ندارد. برای یک یا دو هفته برنامه ریزی کنید که از انسداد زمان استفاده کنید و ببینید چه احساسی دارید.

3 روش مختلف مسدود کردن زمان

1. دسته بندی وظایف

دسته بندی وظایف زمانی است که چندین کار مشابه را در یک سرعت کاری جمع آوری می کنید.

برای مثال، ممکن است زمان پاسخگویی به ایمیل‌ها را یک بار در روز در تقویم خود مسدود کنید. به جای پاسخ دادن به ایمیل ها هنگام دریافت آنها، آنها را در یک کار بزرگ ترکیب می کنید. با انجام این کار، از ایمیل‌های خود مطلع می‌شوید و از تغییر متن در طول روز اجتناب می‌کنید.

علاوه بر این، دسته بندی وظایف با شکستن وظایف بزرگتر و ترکیب آنها کار می کند. شما بخش کوچکی از یک کار بزرگ را تکمیل می کنید. این رویکرد می تواند به شما کمک کند که در هنگام مواجهه با یک پروژه عظیم احساس سرگیجه را کاهش دهید.

2. موضوع بندی روز

طرح زمینه روز شکل پیشرفته تری از مسدود کردن زمان است. به طور خلاصه، شما روزهای خاصی را به دسته ای از وظایف یا پروژه های مرتبط اختصاص می دهید.

به عنوان مثال، اگر یک مدیر اجرایی هستید، ممکن است دوشنبه را با کارهای فروش و بازاریابی بگذرانید. سپس، در روز سه شنبه، ممکن است روی کارهای حسابداری و مالی تمرکز کنید.

ساختن برنامه خود به این صورت به شما امکان می دهد ریتم خود را حفظ کنید . ذهن شما بر روی یک حوزه کاری خاص متمرکز شده است و به شما امکان می دهد به سطوح جدیدی از کار عمیق دست یابید.

3. تایم باکس

شبیه به زمان مسدود کردن، جعبه زمانی به معنای مسدود کردن یک واحد زمانی خاص در تقویم شما برای انجام یک کار است. این به طور خاص به زمان بوکس برای تعهد به یک پروژه بزرگ اشاره دارد. شما ممکن است آن را به طور کامل کامل نکنید، اما به آرامی روی آن کار می کنید.

منبع