شروع یک پروژه بدون برنامه مانند رفتن به یک مکان ناآشنا بدون نقشه است. برای شروع کافی نیست – شما باید دقیقاً بدانید که به کجا می روید و چگونه به آنجا خواهید رسید. اینجاست که یک محدوده کار (SoW) وارد بازی می‌شود: جهت‌های لازم را فراهم می‌کند، هر پیچ و تاب، چرخش و پیت استاپ را مشخص می‌کند.
هدف SoW از بین بردن سردرگمی، افزایش تمرکز و افزایش کارایی است. تحقیقات هاروارد بیزینس ریویو نشان می‌دهد که پروژه‌های بزرگ فناوری اطلاعات به طور متوسط 45 درصد بیش از بودجه اجرا می‌شوند، که نشانه‌ای رایج از فقدان دستورالعمل‌های روشن و محدوده پروژه تعریف نشده است. خوشبختانه، یک SoW کاملاً تعریف شده، خطرات خرج بیش از حد را کاهش می دهد – و خیلی بیشتر. در این سند حیاتی، هر وظیفه ای جایگاه شایسته ای دارد و هر عضو تیم نقش و مسئولیت خود را می داند.
SoW در تجارت چیست؟
SoW ستون فقرات هر پروژه است. این یک طرح استراتژیک است که زمینه موفقیت را فراهم می کند. این سند فقط به تشریح اهداف و الزامات پروژه نیست: این سند عمیقاً به جزئیات می پردازد، وظایف، قابل تحویل، جدول زمانی، اعضای تیم و نقاط عطف بسیار مهم را پوشش می دهد.
به لطف این سطح از جزئیات، SoW شما تضمین می کند که همه اعضای تیم پروژه در یک صفحه هستند و اهداف واقع بینانه ای را تعیین می کنند که برای شروع و اجرای موفقیت آمیز یک پروژه بسیار مهم هستند.
اما SoW را فقط به عنوان یکی دیگر از اسناد رایج در نظر نگیرید – این یک ابزار قدرتمند در زرادخانه مدیریت پروژه است . SoW با دقت ساخته شده، عملکرد تیم شما را افزایش می دهد و با ارائه انتظارات شفاف، سهامداران را راضی نگه می دارد. وقتی هر کاری خانه ای دارد و هر یک از اعضای تیم می داند که چه نقشی بازی می کند، تمام ابتکار عمل برای موفقیت است.
نحوه نوشتن یک محدوده کاری
در کنار هم، یک محدوده کار فقط انتظارات را تعیین نمی کند – باعث موفقیت می شود. بنابراین، دفعه بعد که در تابلوی طراحی پروژه هستید، SoW را اولین پیت استاپ خود قرار دهید. در اینجا به این صورت است:
1. اهداف و نقاط عطف پروژه را تعیین کنید
اهداف پروژه و نقاط عطف اصلی را مشخص کنید – اینها پایه و اساس نتایج قابل تحویل شما هستند. این به معنای تعریف اهداف SMART و نقاط عطف مهمی است که تیم شما باید در طول مسیر به آنها دست یابد.
تصور کنید در حال ساختن یک پلتفرم تجارت الکترونیک هستید. هدف ممکن است “ایجاد یک صفحه محصول کاربردی” یا “راه اندازی یک برنامه تلفن همراه” باشد. نقاط عطف، نقاط بازرسی خاص تری هستند، مانند «محل طراحی صفحه منسجم» یا «افزودن پی پال به عملکرد پرداخت.» دستیابی به این نشانگرها به این معنی است که پروژه شما در مسیر درستی قرار دارد.
2. آنها را بشکنید و وظایف را مشخص کنید
با تقسیم نقاط عطف به تکالیف، تکه‌های کوچک برای خط زدن در حین پیشرفت، اهداف کاری خود را به ابتکار عملی تبدیل کنید . برای آن پروژه توسعه وب سایت، اینها می تواند طراحی طرح، نوشتن کد برای صفحه محصول و انجام تست های تجربه کاربر باشد. مهم نیست که چقدر کوچک است، هر کار دید شما را به واقعیت نزدیک می کند.
3. محصولات قابل تحویل را برای مطابقت با اهداف برنامه ریزی کنید
با در نظر گرفتن اهداف پروژه، نتایج ملموس و نامشهود را ترسیم کنید. اگر در حال طراحی یک وب سایت هستید، موارد قابل تحویل شما ممکن است شامل یک وب سایت کاربردی، یک کتابچه راهنمای کاربر و یک جلسه آموزشی برای کارکنان باشد. به یاد داشته باشید، محصولات قابل تحویل ارزشی را که ارائه می‌دهید به نمایش می‌گذارند، بنابراین زمانی را به برجسته کردن واضح آنچه که تیم شما ارائه می‌دهد اختصاص دهید.
4. معیارها و مرزهای پذیرش را تعیین کنید
مطمئن شوید که همه در خط پایان روشن هستند. محصول نهایی باید چه چیزی داشته باشد (یا نداشته باشد)؟ شما باید هر نواحی خاکستری را زود از بین ببرید. برای یک پروژه نرم افزاری، این می تواند به معنای تضمین اجرای آن بر روی دستگاه ها یا پلتفرم های خاص باشد.
5. یک جدول زمانی پروژه ایجاد کنید
برنامه ریزی پروژه بدون ایجاد یک برنامه عملیاتی برای جدول زمانی پروژه شما کامل نمی شود . جدول زمانی به هر کار کمک می کند تا با اهداف گسترده تر پروژه هماهنگ شود. وظایف خود را تقسیم کنید و آنها را با تاریخ شروع و پایان جفت کنید. اگر در حال برنامه‌ریزی رویدادی هستید، ممکن است شبیه «محل رزرو 1 مارس» و «ارسال دعوت‌نامه‌ها از 1 تا 7 آوریل» باشد.
6. ایجاد فرآیندهای گزارش پروژه
ارتباط مستمر کلید حفظ پروژه ها در مسیر است. چه استندآپ‌های روزانه، چه به‌روزرسانی‌های هفتگی یا بررسی‌های ماهانه، بررسی‌های سیستماتیک را تنظیم کنید. مشخص کنید که چه کسی و چگونه به چه کسی گزارش می دهد – از طریق ایمیل، ارائه، یا جلسات.
7. در مورد شرایط پرداخت توافق کنید
شرایط پرداخت روشن، از برنامه‌های پرداخت تا شرایط پرداخت، محافظت در برابر تضادهای آینده. تصمیم بگیرید که آیا می خواهید مبلغ مقطوع، اقساط یا پرداخت را هنگام تحویل دریافت کنید. پول صحبت می کند، پس مطمئن شوید که همه پیام یکسانی را می شنوند.
8. چک در پیشرفت به طور منظم
نظارت مداوم تضمین می کند که پروژه در مسیر خود باقی می ماند و در صورت لزوم امکان تنظیمات را فراهم می کند. اگر عقب مانده اید، می دانید که زمان آن رسیده است. اگر جلوتر هستید، شاید هنوز جا برای کار هوشمندانه وجود داشته باشد . یک حوزه کاری که به خوبی ساخته شده است فقط یک سند نیست: یک تعهد است. اطمینان حاصل کنید که همه در تلاش هستند و بهترین کار خود را انجام می دهند.
5 نکته برای یک SoW ستاره ای
یک پروژه بدون برنامه کاری مشخص مانند یک کشتی بدون قطب نما است – ممکن است حرکت کنید، اما لزوماً به مقصد خود نخواهید رسید. در اینجا چند نکته برای موثر و کارآمد نگه داشتن SoW آورده شده است:
- خاص باشید: هر جزئیات مهم است، بنابراین فراتر از ضربات گسترده بروید. به جای کلیات مانند “طراحی یک وب سایت”، عملکرد و ویژگی هایی مانند “توسعه یک وب سایت 10 صفحه ای با یک پلت فرم یکپارچه تجارت الکترونیک” را مشخص کنید. این وضوح حدس و گمان را از بین می برد.
- از تصاویر بصری استفاده کنید: کمک های بصری، از نمودارهای جریان گرفته تا نمودارها، ایده های پیچیده را نشان می دهد و به ذینفعان کمک می کند تا ماهیت پروژه را درک کنند. به عنوان مثال، اگر در حال برنامه ریزی استراتژی فروش هستید، یک نمودار خطی می تواند رشد فروش پیش بینی شده را نشان دهد.
- از جملات کوتاه و واضح استفاده کنید: مدیریت زمان و سادگی کلیدی است. به جای اصطلاحات پیچیده، از زبانی ساده استفاده کنید تا بدانید همه در یک صفحه هستند. به جای اینکه بگویید «تیم در تلاش برای به حداکثر رساندن کارایی، هدفش را…» بروید، «تیم کارایی را با… به حداکثر خواهد رساند» بروید.
- خرید سهامداران را دریافت کنید: همه طرف‌ها، از اعضای تیم گرفته تا سرمایه‌گذاران را درگیر کنید تا SoW را قبل از نهایی‌سازی تأیید کنند. بینش جمعی آنها کارایی SoW را تقویت کرده و اجرای یکنواخت پروژه را ترویج می‌کند.
- مرتباً مرور کنید: با پیشرفت پروژه، SoW را تطبیق دهید و هر گونه تغییر یا تنظیمات لازم را منعکس کنید. بررسی های دوره ای در برابر خزش دامنه محافظت می کند و همراستایی تیم را با اهداف در حال تحول پروژه حفظ می کند.
